Eisen waaraan facturen moeten voldoen

Goederen en diensten aan particulieren

Verkoopt u goederen of diensten aan particulieren? Dan bent u niet verplicht een factuur uit te reiken, met uitzondering van de volgende situaties:

U bent een groothandel in levensmiddelen, tabaksproducten, tandheelkundige grondstoffen of (onderdelen van) tandtechnische werken en ten minste 80% van uw afnemers is ondernemer.
U levert een nieuw of bijna nieuw vervoermiddel aan een afnemer in een ander EU-land.
Uw levering is een afstandsverkoop.

Welke ondernemers hoeven niet aan alle factuureisen te voldoen?

De volgende ondernemers hoeven geen facturen te maken die aan alle eisen voldoen:

ondernemers in taxivervoer en openbaar vervoer
ondernemers in de horeca
ondernemers die vrijgestelde goederen of diensten leveren. Dit geldt ook voor ondernemers die meedoen met de KOR. Bent u gedeeltelijk vrijgesteld, dan moet u voor de belaste goederen of diensten wel factureren.
ondernemers die hebben afgesproken dat de afnemer de factuur maakt (bijvoorbeeld bij veilingen.

De afnemer maakt de factuur op

Maakt niet u, maar uw afnemer de factuur op? Dan moet hij op de factuur vermelden: ‘factuur uitgereikt door afnemer’.

In deze situatie gelden de volgende regels:

U en uw afnemer hebben vooraf afgesproken dat uw afnemer de factuur opmaakt.
U bent als leverancier aansprakelijk voor de juistheid van de factuur van uw afnemer.
Gaat u niet akkoord met de factuur van uw afnemer? Dan moet u de afnemer hiervan tijdig op de hoogte brengen. De factuur is dan ongeldig. U moet als leverancier dan zelf een factuur uitreiken, tenzij u het met uw afnemer eens wordt over een verbeterde factuur.
De factuur voldoet aan alle wettelijke regels.
U bent als leverancier verantwoordelijk voor de betaling van de btw aan ons, ook als dat bedrag te hoog is

Aan welke eisen moeten facturen voldoen voor uw btw-administratie?

Bent u verplicht te factureren? Vermeld op uw factuur dan altijd de volgende gegevens:

uw volledige naam en die van uw afnemer
Vermeld de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat.
uw volledige adres en dat van uw afnemer
Vermeld het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Het is niet voldoende als u alleen een postbusnummer vermeldt.
uw btw-identificatienummer
Dit is het nummer met ‘NL’ ervoor. Vermeld bij fiscale eenheden het btw-identificatienummer van het onderdeel dat de prestatie levert.
als u bij de KVK bent ingeschreven: uw KVK-nummer
de datum waarop de factuur is uitgereikt
een factuurnummer
Gebruik opeenvolgende nummers voor uw facturen, met 1 of meer reeksen. Elk factuurnummer mag maar 1 keer voorkomen.
als u goederen levert: wat voor goederen u hebt geleverd en hoeveel
Bijvoorbeeld 100 kilo suiker of 25 spijkerbroeken.
als u diensten levert: wat voor diensten u hebt geleverd en de omvang ervan
Bijvoorbeeld 1 massage van 1 uur of het ophogen van een tuin van 50 m2 met 30 cm grond.
de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
het bedrag dat u vraagt, exclusief btw
Levert u goederen of diensten met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Vermeld ook de eenheidsprijs, als dit van toepassing is.
het btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen of dienst
het btw-bedrag

Btw-bedrag afronden

U gebruikt voor de afronding van het btw-bedrag de rekenkundige methode. Als het bedrag van de verschuldigde btw op de factuur bestaat uit meer dan 2 cijfers achter de komma, dan rondt u het 3e cijfer achter de komma af op hele centen. Dit doet u als volgt:

Is het 3e cijfer achter de komma lager dan 5, dan rondt u het bedrag naar beneden af.
Is het 3e cijfer achter de komma 5 of hoger, dan rondt u het bedrag naar boven af.

Dit betekent bijvoorbeeld dat u € 20,124 afrondt naar € 20,12 en € 20,125 naar € 20,13.

Bij het afronden mag u kiezen uit 2 methodes:

U rondt af per geleverd goed of verrichte prestatie.
U rondt het totaalbedrag af.

U mag niet beide methodes naast elkaar gebruiken. En u moet in uw keuze voor gebruik van een methode een vaste lijn volgen.

In de aangifte btw rondt u de btw-bedragen af op hele euro’s. Dit mag u in uw voordeel doen.